Композиция делового письма обыкновенно трехчастна. Первая часть вводная (зачин), вторая часть основная, информативная, третья часть заключительная, резюмирует информацию и содержит пожелания дальнейшего сотрудничества.
Все речевые действия в деловом общении можно разделить на просьбы, сообщения, предложения и подтверждения. Структура письма может выглядеть следующим образом:
Просим...
Также просим...
А также просим...
Сообщаем...
Одновременно сообщаем...
Выделение каждого речевого действия в самостоятельный аспект необходимо потому, что по каждой просьбе, по каждо-му предложению принимается самостоятельное решение.
Первая часть письма обычно содержит информацию о реальных, имевших место фактах, событиях (ссылка, мотивация, история вопроса); вторая часть называет желаемые, предполагаемые события.
Многоаспектное письмо представляет собой последовательно повторяющиеся содержательные аспекты, синтаксически оформленные в виде абзацев.
Для связи аспектов и содержательных фрагментов одноаспектных писем используются стандартные выражения:
Во-первых... Прежде всего...
Во-вторых... Затем...
В-третьих... В заключение...
Переходя к следующему вопросу...
Что касается вопроса о...
Учитывая все вышесказанное...
Исходя из вышесказанного...
В связи с необходимостью вернуться к вопросу о...
Подводя итоги, необходимо подчеркнуть...
В заключение выражаем надежду на...
В заключение хотим напомнить Вам о...
Стандартные выражения деловой переписки
Первой частью любого письма (аспекта) является мотивация, объясняющая побудительные мотивы, причины составления текста.
Стандартные выражения, указывающие на причину
По причине задержки оплаты...
В связи с неполучением счета-фактуры...
Ввиду несоответствия Ваших действий ранее принятым договоренностям...
Ввиду задержки получения груза...
Вследствие изменения цен на энергоносители...
Учитывая, что производственные показатели снизились на...
Учитывая социальную значимость объекта...
При ссылках
Ссылаясь на Вашe письмо от...
В соответствии с достигнутой ранее договоренностью...
Ссылаясь на Ваш запрос от...
Ссылаясь на устную договоренность...
В ответ на Ваше письмо (запрос)...
В соответствии с нашей договоренностью...
На основании нашего телефонного разговора...
На основании устной договоренности...
Согласно постановлению правительства...
Согласно Вашей просьбе...
Согласно протоколу о взаимных поставках...
Согласно спецификации...
Ссылаясь на переговоры...
Указание на цель
В целяx скорейшего решения вопроса...
В целях выполнения распоряжения...
Для согласования спорных вопросов...
Для согласования вопросов участия...
Для наиболее полного освещения деятельности Вашей oрганизации в СМИ.
Для решения спорных вопросов...
В целях безопасности прохождения груза...
В ответ на Ваш запрос...
Во избежание конфликтных ситуаций...
Все перечисленные выражения необходимо использовать с учетом контекста и речевой ситуации.
Стандартные фразы предваряют основную информацию, выраженную глагольной конструкцией, и соответствуют стандартным речевым ситуациям:
этикетные ритуалы: благодарю, выражаю надежду, выражаем благодарность, желаем успехов, приносим извинения, выражаем соболезнование;
сообщения: сообщаем, ставим Вас в известность, извещаем, уведомляем;
подтверждения, заявления: подтверждаем, заверяем, заявляем, объявляем;
требования, просьбы: приказываю, постановляю, настаиваем, прошу, обращаемся к Вам с просьбой;
обещания: гарантируем, заверяем, обязуемся;
напоминания: напоминаем;
предложения: предлагаем.
Стандартизована в деловых письмах, равно как и в других типах документов, сочетаемость слов:
контроль возлагается,
цена устанавливается (снижается, поднимается),
задолженность погашается,
сделка заключается,
рекламация (претензия) предъявляется (удовлетворяется),
платеж производится,
счет выставляется (оплачивается),
вопрос поднимается (решается),
скидки предоставляются (предусматриваются),
оплата производится,
возможность предоставляется,
договоренность достигается,
кредит выделяется и т. п.
Сотрудничество чаще всего бывает плодотворным, взаимовыгодным, деятельность успешной, вклад значительным, позиции конструктивными (прочными), доводы вескими, необходимость настоятельной, спектр (услуг) широким, скидки значительными незначительными, предложение конструктивным, разногласия существенными несущественными, рентабельность высокой низкой, расчеты предварительными или окончательными и т. п.
