Архив форума домика "Офисное дело"

Прекрасные дамы!!!! Может и господа! Если кого то заинтересует покупка канцелярии и хоз. товаров, а также всего остального для обеспечения работы офиса, обращайтесь!!))))) Тавары те же что и в комусе, но цены ниже! Так что обращайтесь кого заинтересует стучите в ссс или в аську 491238453)))))

Просьба в этой теме оставлять ваши резюме или предлагать вакансии в области секретариата и офисного дела.
P. S. Чтобы ссылки были активны, храните резюме в прицепе.

Требуется симпатичная бухгалтерша с опытом работы в строительную компанию. Офис м. Дубровка.

За подробностями - стучитесь в личку :)
Секретарский стаж - около десяти лет :) В основном - во властных структурах нехилого уровня %)) Работа приемной, функционал УД...
Со всеми вытекающими... :)

офис-менеджера или помощника руководителя. Стаж 7 лет. Подробности в личке или пришлю резюме по мылу.

ДСП... :)
В последнее время, уважаемые коллеги, направо и налево раздаю консультации, столкнувшись с тем, что почти никто не в курсе работы с такими документами, и когда возникает надобность - люди начинают "плавать"... :)
Недавно меня отыскали даже новички с форума, на котором я зарегилась сто лет назад, и уже 99 лет не появлялась...
А как у вас в организации обстоят дела с данным видом документооборота? ;) Не вымер еще, как динозавр?

Что это за страшные буквы?:)

Для Служебного Пользования

Но за семь лет в разных организациях ни разу не сталкивалась.

Я ни разу не встречала... Даже не знала такую аббревиатуру, если честно..

А че у нас!!! Всем все можно!!!

Ну я, собсно, предполагала )) Ну значит и с секреткой никто не сталкивался. Демократия и гласность, о как! ))

у нас есть инструкция специальная по работе с ДСП (и секреткой тоже - за ней спец. отдел следит).. права я ее уже давно не читала)))))

Приходилось ли Вам в своей работе проводить исследования?
Я делала "Прогнозирование количества канцтоваров", "Оснащение рабочего места", "Иссделование зарплаты работников отдела раздачи питания" и "Исследование удовлетворенности сотрудников качеством питания в компании".

Исследования полные, с математическими расчетами, диаграммами и графиками. И надо сказать, я произвела положительное впечатление на руководство, т. к. и была сама инициатором этих исследований.

Поделитесь своей практикой..

мне только этого не хватало... а экономисты на что?
маркетинг-менеджер за что зыпэ получает?

У экономиста кстати, зарплата на порядок выше, да не на один!!!

Хочу обсудить наших руководителей со стороны их "пожеланий к продуктам"...

У нас женщина-руководитель предпочитает только чай Matire. Кофе в машинку покупаю Paulig, вроде пока довольны. Но вот основное требование одного из учредителей: сухая смесь (орешки и сухофрукты) и фрукты (груши и виноград обязательно)... Другой заявил, чтоб всегда были соки персиковый и грейпфрутовый...
Вот секретарю и работа - постоянно следить за пополнением холодильника!!!
Вот что самое интересное, самой некогда чай пить.. И что-то это меня уже напрягает!!!

А какие вкусы у вас и вашего начальства?

они попухли совсем. Такое разнообразие подавай. Жуть

любит, чтоб всегда коньяк был и рижский бальзам. Они его в кофе и в чай себе наливают.

Едят и пьют то, что я покупаю на свой вкус ))
А самый капризуля привозит себе сам, что хочет.
Никаких проблем ваще :)

У нас собраний и совещаний чуть не каждый день!!! Заваливаюсь в протоколах. Слава богу, разрешили краткие писать, только вопрос и решений. Так ведь контроль-то как вести.. Столько решений и столько ответственных!!! Я реально не успеваю, собрать всю информацию с руководителей подразделений???

Что делать? Расскажите, как вы работаете с протоколами и "с чем их есть"???

за протоколами вели в программе Excel.. заносишь все пункты в таблицу, делаешь сортировку по срокам выполнения.. чтобы не было запарки со сбором информации, проще всего определиться с руководством о конкретном дне (например понедельник) когда необходимо представить всю информацию о выполнении пунктов за прошедшую неделю, соответственно например в четверг рассылаешь запросы, в пятницу собираешь всю информацию и в виде сводки в понедельник представляешь руководителю.. так и народ не надо постоянно дергать запросами и самой будет проще..

была примерно такая же схема
только программка специальная была
правда руководителю докладывала только о невыполнение
вернее он сам смотрел, когда ему надо было, у кого что на какой стадии

У нас это Новый год (ресторан) и День рождения компании (выездной)... Да и слава Богу!!! Кто занимался организацией должны понимать что это катастрофа!!!

это только Новый год и, к моему счастью, этим занимается помощник руководителя.

придумываем план гулянки. И таланты унас певческие и театральные, так что весело, когда хотим.

служба персонала этим занимается, через агенство

короче у нас всегд все более чем на уровне
и естественно это обходится компании в копеечку...

слава богам, этим не страдаем...
А раньше, в другой конторе - был целый отдел, который назывался организационный :))
собственное мини-агентство, короче, от авиабилетов до внутренних концертов и пьянок...
сапоги должон, все-таки, тачать сапожник :)

Я думаю, большинство современных секретарей пользуются Outlook, но все же ручное ведение плана никто не отменял, у всех же есть ежедневники или семидневки... Один из таких примеров оставила в библиотеке!!!

http:lib. office. maybe. ru

Предлагаю всем создать несколько альбомов нашего Домика. С радостью принимаю идеи по созданию различных тематик...
От себя уже предложила альбом "На рабочем месте", в дополнение предлагаю "Хобби наших секретарей", как вариант "Засекретарская жизнь" (т. е. наша обычная), "Рабочие моменты" (памятные или праздничные)...

Ну как? Предлагайте свои варианты!!!

Электронный адрес через мою анкету или оставляйте ссылки на свои фотки в теме форума, я буду скачивать и переносить в наш альбом!!!

Предлагаю заполнить наш альбом фотками из ваших прицепов!!! Вы согласны?

не такой уж и редкий случай, когда помощник покупает подарок жене шефа!!! так какой же подарок в данном случае стопроцентный???
А еще интересней, если подарок нужно купить мужу руководителя-женщины.. Я если честно здесь вообще теряюсь!!!

зависит от суммы

О сумме речь не идет, но как правило, дороже 20 штук не встречала..

Что это и как его есть??? Прикольная штука, только на какие документы можно ставить такую подпись, если все равно секретарь постоянно к директору бежит?

это оттиск подписи руководителя.. ставят его например на поздравительных открытках, грамотах (у нас контора большая, и на сотне грамот и т. д. расписаться живьем просто нереально).. иногда на договорах для ускорения процесса (при условии что потом будет получена живая роспись), либо на копиях документов (если на оригинале стояла подпись руководителя разумеется)

фирме факсимиле ставится на счетах. Вполне норма. Везде принимают как оригинальный документ.

Должен ли он выбирать слова??? Или руководителям все можно?
Один из наших учредителей частенько ругается причем и в присутствии женщин тоже.. Унизить может легко!!!
Так терпеть или высказать???

зарплаты. Я помню как то на одном из собеседований предупреждали, что шеф может выражаться не очень красивым словом... при этом сразу сказали что эт ничего не знает и чтоб н а себя не примеряла...
и сразу же озвучили что зарплата на порядок выше благодоря этому фактору... так сказать компенсация за вечный стресс

увеличение зарплаты за стресс - это конечно не плохо, если руководитель "выражается" как бы между прочим так сказать для связки слов не переходя на личности.. но если это вылевается в оскорбления и унижения, думаю, ни какая зарплата компенсировать это не сможет..

Я согласна. Кроме того, есть простое понятие уважения и определенного поведения, особенно для мужчины..

Я сразу понимаю, кем был раньше такой руководитель, что называется "из грязи".. "дали власть"..
Настоящий уважающий себя в первую очередь директор, будет примером всему офису!!! И никогда не позволит такого!!!

для меня хоть пирожком назовите

поэтому если бы мне попался руководитель который мне доплачивал за его же вопли... да ради бога... пусть визжит...

а я в это время буду мысленно примерять новые туфельки... купленные на вышеупомянутую компенсацию....
хе-хе

один раз при народе поднесла палец к губам и сказала "боосс... тссс" :)
офигел на полчаса, чуть не уволил, но потом следил за собой, старался :))

Я всегда делаю через агентство, дороже, но зато не парюсь...

Вы делали когда-нибудь визу напрямую через посольство?

визу себе через посольство, по приглашению

Ну и как оно??? нервов прилично??? и времени???

Хочу поделиться с вами интересной историей.... о том, какие бывают работодатели..
Очень интересно послушать Ваши мнения!) а может это нормальная ситуация и так часто бывает?????
У меня после этой истории был нервный срыв, но сейчас все хорошо, все в прошлом!!!...
Итак,
в марте я уволилась с прежней своей работы и начала искать новую. 25 марта меня пригласили на собеседование в очень известный крупный банк на должность помощника руководителя. Девушка-HR менеджер, Виктория, моя ровесница (23 года), очень любезно со мной беседовала (как оказалось мы с ней один и тот же институт закончили в прошлом году!- чему она очень обрадовалась) сказала, что я им подхожу, была довольна мной.. Дала мне анкету для заполнения и назначила след. встречу с моим буд. руководителем. Встреча с руко-ем прошла оч хорошо. Через какое-то время мне перезвонили и сказали, что все хорошо, привозите все документы для проверки СБ и еще раз пообщаетесь с руко-ем и нач-ом административного отдела. опять таки все прошло хорошо, я всем понравилась, мы договорились о з. п. и отдали документы на проверку СБ (это уже была середина апреля). Через неделю я им звоню и оказывается мой HRменеджер Виктория в отпуске на 2 недели, мне дают телефон какой-то другой девушки, которая мне говорит, что все ОК, мы на вас оч рассщитываем, у СБ оч много документов, позвоните через неделюю..... В эту неделю я решила съездить отдохнуть в Турцию, т. к. если я сейчас начну работать, то отпуск смогу взять не скоро и к тому же все равно у меня есть свободная неделя!! Вернулась я 4 мая, звоню в Банк, HRменеджер Виктория говорит, что все ОК, документы проверили, осталось согласовать, и что она позвонит мне 8 мая. Никто мне не перезвонил, после праздников, я начинаю сама ей звонить, сначала на раб. тел., но ее все время нет, она то на встрече, то на обеде, то на собеседовании.. а потом вообще стали сбрасывать мои звонки.. я стала ей звонить на мобильный (она знает мой номер, т. к. общались неоднакратно с ней), трубку конечно же она так и не взяла!!!!.....
Таким образом, я потратила 1, 5 месяца на этот чертов банк, я была уверена, что буду там работать, там оч классный рук-ль, хорошая з. п. и меня так убеждали, что я там буду работать, что я им так подхожу, а потом так мерзко меня "кинули", причем даже не смогли мне сказать об этом, я с таким отношение никогда не сталкивалась!!! Мне просто противно, что бывают такие люди!! очень жаль эти 1, 5 месяца!!!

Извините, что такая длинная история получилась, но хотелось передать всю ее "прелесть".

з. ы. сейчас все хорошо, работаю личным помощником в другом хорошем банке, и кстати проверка СБ занимает 2-3 дня!! а не месяц!!!

(С)

Отказываюсь считать такое нормой. Правда интересно, насколько часты такие случае. Впрочем, в любом случае, все банки - дерьмо. Даже если так и не поступают.

А считается работать в банке достаточно престижно!!!

Была в аналогичной ситуации. Есть такое дело.

с подобным не сталкивалась
а то что касается банков...
когда искала работу все предложения от банков отклоняла сразу... даже зарплату не спрашивала...
как правило в банках всегда ""гадюшник"

у меня мама в банке работает и две подруги....

Есть ли такая должность в вашей организации??? Или как всегда секретарь этим занимается???

от жадности начальства и необходимости в архиве :)
думаю, архивариусы есть в 5% контор, не более...
проще ведь заказать такую услугу, чем оплачивать постоянного спеца :)

Предлагаю создать прилепленную тему "Приколы нашего офиса"

У всех случаются в работе смешные ситуации. Как правило, очень много смешного связанно с телефонными звонками.

Например, недавно было:

Клиент: Здравствуйте!
Секретарь: Здравствуйте!
К.:А мне, пожалуйста, Васю Петрова?!
С.: А он в отпуске.
К.: А я знаю

Так вот предлагаю сделать данную тему прилепленной, чтобы там можно было размещать смешные ситуации, которые происходят в реальной жизни, постепенно мы все вместе сможем собрать потрясающую коллекцию.

Отличная идея!!! Пришпилеваю...

А у нас весь офис - это большой прикол, особенно в пятницу под конец рабочего дня.. Тогда уже и кабинеты с туалетом путают и имена директоров сортируют.. В общем, не соскучишься..

У меня на практике был такой прикол:
Я: Здравствуйте. Чем я могу Вам помочь?
Клиент: Девушка, такая проблема. Я взяла у Вас адрес электронной почты, но почему то письмо не уходит.
Я: Давайте проверим!Ссылки Запрещены!
К: Да, именно такой. Подождите, а инфо надо на латинице что ли писать?

Ай!
Прошу прощения!
Я новичок на сайте и забыла, что нельзя в каком-либо виде давать ссылку...

я бы сказала бы даже дежурный:

Звонок
Кл. Мне Васю Петрова!
С. На совещание освободится минут через цать... что нибудь передать?
Кл. Нет спасибо, давайте я лучше на линии подожду...

Еще один из десяти обязательно решит "блеснуть" своим остроумием

На вопрос "Как Вас представить?"
дежурный ответ
"Представьте меня высоким блондином на шикарной машине"

Далее непреодолимая жажда убийства

А еще очень любят.
Секретарь: Линия занята. Перезвоните, пожалуйста, позже.
Клиент: А вы разъедините!

Вся правда о жизни секретаря или вопросы, на которые никто никогда не ответит:
1. Почему, если принести начальнику сразу два чая, он все равно через 10 минут попросит еще?
2. Зачем начальник просит соединить его с Элеонорой Львовной, директором супер-пупер-какой-крутой фирмы, и уходит неизвестно куда?
3. Почему все думают, что я знаю, куда пошел Иван Петрович Самоделкин, который сам не знает, в каком отделе он работает, и который неизвестно чем занимается?
4. На фига вам так срочно нужен этот Иван Петрович Самоделкин, который сам не знает, в каком отделе он работает, и который неизвестно чем занимается?
5. В каком отделе работает и чем занимается Иван Петрович Самоделкин?
6. Куда за сутки девается месячный запас бумаги, в том числе и туалетной, когда берешь отгул на один день?
7. Почему каждые пять минут кто-нибудь спрашивает, когда же, наконец, привезут бумагу, в том числе и туалетную? И куда вы все-таки дели ее месячный запас, пока меня не было?!
8. Почему большие шишки всегда приезжают к обеду?
9. Почему вам очень срочно нужно подписать какую-нибудь бумажку, когда в кабинете начальника сидит большая шишка? И что вы делали все утро до обеда, мать вашу?!
10. Мне дадут, наконец, пожрать или нет?!
11. Почему начальник не мог сказать, что ему нужно в магазине, до того, как я ушла в магазин?
12. Почему начальник спрашивает, где меня носило целых 10 минут, хотя сам послал меня в магазин?
13. Почему большие шишки звонят именно тогда, когда начальник сидит с газетой в туалете?
14. Почему наступает конец света, если я ухожу в туалет даже без газеты?
15. Почему за 10 минут до конца рабочего дня я должна срочно сотворить документы, которая не успела сделать бухгалтерия за весь день?
16. Почему все думают, что я за 5 минут успею зарегистрировать, отксерить и завернуть в конверты 28 срочных писем?
17. Почему все думают, что у меня под столом есть вакуумная труба, которая соединяет приемную с отделением почтовой связи?
18. Как меня угораздило пойти работать секретарем?
19. Почему я не могу послать всех подальше?
20. Какая сволочь придумала деловой этикет?

Такое может сказать только бухгалтер
присваиваю сегодня по телефону (т. к. нужно было срочно) по просьбе бухгалтера исх. номер письму.
Наш диалог:
Я: четыреста сорок четыре
Она: это четыре два нуля две четверки? или три четверки??

Молитва для служащих:
Отче наш, иже еси в офиси! Да будет легок труд наш; Да уедет в отпуск начальство наше; Да исполнится воля наша, Аки на работе, так и дома. Отгул наш насущный дай нам на сей день, И отпуск на сию неделю, и каникулы на сей месяц. И прости нам прогулы наши, Как и мы прощаем наказания начальству нашему. И не введи нас в понижение, Но избави нас от сверхурочного. Ибо есть Твое Царствие в повышении жалованья И сокращении трудового дня. Аминь.

есть такая профессия - на работе сидеть...

Какой адрес указывается на бланке организации юридический или почтовый?

..... почтовый)

Оба. Спокойно можно указать оба.

Считаете ли Вы себя уверенным во всем профессионалом? И если нет, что же этому мешает?

... в частности.... не могу общаться с VIP персонами, они как обезьяны с гранатами!
и опять же.... стараюсь лишний раз на глаза руководству не показываться....
ну т. к. нынче я секретарь-делопроизводитель, то неприятное общение случается только на период отпуска других секретарей.


возможно это связано с тем, что мой первый "личный" директор был просто волшебным.... по сравнению с ним... все остальные мне монстрами кажутся

Как наши секретари проводят свободное время? (если оно есть) Чем увлекаются???

Как всегда с себя: я занимаюсь массажем, раньше любила поплавать в бассейне, сейчас вообще времени не хватает. С осени собираюсь на второе высшее на "финансы и кредит". Ну и конечно с друзьями встречаюсь, по барам и кафе ходим (на это время стараюсь не жалеть, такой отдых всем необходим)!!!

ноль, но стараюсь хотя бы раз в месяц встречаться с друзьями, зимой коньки, летом ролики, к сожалению, из-за катастрофической нехватки времени могу позволить себя очень редко,
вообще у меня много времени уходит на воспитание дочери, приходится каждый день делать уроки до 11. 00. В кино вообще удается выбираться раз в два месяца. Зимой люблю сидя у телевизора повышивать или повязать, еще с дочкой куклам одежду иногда шьем.

Советы "Справочника секретаря и офис-менеджера":

Начните с точного выполнения своих обязанностей. Каждое задание нужно будет выполнять с максимальной включенностью: так, как будто именно это задание решает все.
Записывайте, что и как необходимо сделать, соблюдайте сроки выполнения, строго следуйте рекомендациям, которые получили. Уточняйте задание, если вам не до конца ясно, что, когда и как необходимо сделать.
Далее, когда вы что-то говорите, уточняете, сообщаете, спрашиваете, за вашими словами собеседник (будь то клиент, коллега или руководитель) должен "слышать" позитивное к себе отношение. Это в первую очередь проявляется в интонации, выражении лица, но и в словах тоже.


Например, вы уточняете задание: "Объясните мне получше, что сделать-то надо!" Или "Уточните, пожалуйста, когда мне необходимо представить отчет..." или "Правильно ли я понимаю, что отчет должен быть предоставлен не позднее..."

Первый вариант явно показывает вашу негативную оценку действий того человека, который давал вам задание. И эта оценка не улучшит ваших отношений. Но, конечно, не стоит и перегибать палку льстить, "подлизываться" и т. д.

Улыбайтесь. Это очень простой и действенный способ произвести хорошее впечатление. Искренне и открыто улыбайтесь. Улыбайтесь, когда встречаете человека, когда говорите с ним по телефону. Если улыбка кажется вам неуместной (такие ситуации, безусловно, бывают), не улыбайтесь, но будьте приветливы и готовы улыбнуться в следующий момент. Человеку, который с вами контактирует, ваша улыбка говорит о вашем отношении к нему и к ситуации.

Помогайте. Или выражайте свою готовность помочь. Помогать значит быть заинтересованным в решении вопроса или проблемы, с которыми к вам обратились.
В случае, когда вас просят найти контактную информацию и для этого куда-то или кому-то позвонить, важнее будет ваша заинтересованность в результате (нахождение контактной информации), а не в выполнении поручения (звонок). Иными словами, контактную информацию можно искать и другими способами.

Хотелось бы добавить также, что для сотрудников и руководства обычно важнее, чтобы вы в первую очередь были заинтересованы в выполнении своих обязанностей, а потом уже в отношении к Вам других людей.
У. Ю. ЛУНЕВА,
психолог

то, что мы должны быть заинтересованы в выполнении поручений, - понятно; почему руководство никогда не задумывается, что мы заинтересованы еще и в ЗАРПЛАТЕ?

Звонит мне вечером в понедельник руководитель и сообщает, что рекомендовала меня на должность финансового менеджера!!!
Вот так, дорогие мои, за пол года меня повысили два раза.. Приятно, блин...

Больше половины обязанностей распределили среди других сотрудников, а секретаря будем искать :)))

Мои поздравления!!!!!

Решила спросить у вас ваши литературные предпочтения..

В работе: Я выписываю "Справочник секретаря и офис-менеджера", с сентября хочу подписаться на журнал "Секретарь-референт"

По жизни: люблю книги Ричарда Баха, сейчас подсела на Дена Брауна. После "Кода да Винчи" не могу оторваться..

книгами, когда нужна информация:
- М. Ю. Рогожин "Современное деловое письмо"
- Т. Ю. Теплицкая "Правила деловой переписки"
- М. В. Стенюков "Курс секретарского дела"

есть еще журнал "Секретарское дело"

Т. Ю. Теплицкая "Правила деловой переписки" - это вообще незаменимая книга!!! Практически все ей пользуются.. и правильно делают :)))

Дорогие жильцы и гости!
Предлагаю устроить фото-конкурс "Секретарь на рабочем месте". Принимаются фотки, где вы во всей своей красе изображены на рабочем месте...
В фотоальбуме создана папка "На рабочем месте", в нее я и предлагаю размещать фотки вас необыкновенных!!! В названии файла пишите ваш НИК...

На форуме обсуждаем конкурс (а не людей), голосуем, оставляем комментарии (только комплименты)!!!

Итоги конкурса подводить не будем, просто еще раз полюбуемся на нас прекрасных, и просто лучше узнаем друг друга :)))))

Я так понимаю, фоток не у кого нет на рабочем месте :(((

У нас много юридических лиц, поэтому и журналов регистрации не мало.. Ну основное - это Приказы и Переписка с гражданами и юр. лицами.. У меня вопрос про такую несерьезность с первого взгляда как ФАКС.. сообщения приходят и уходят, а так ли необходимо вести их учет?
С одной стороны нужно просто для того, что сами же отделы все бумажки теряют. Бывает такое, что и в мое отсутствие придет кто-нибудь, факс отправит, ничего ни в каком журнале не напишут и уходят со спокойненькой душой...

Я вот решила на всякий случай, все копии факсимильных сообщений себе оставлять, а за незарегистрированные отвественности нести не буду!!!

Надо от своей попы отгрести подальше.)) А можно объявление написать на факсе, чтобы оставляли копии на столе. Может хоть часть народа будет это делать. А то докажи, что ты с какого-нибудь факса не забыла снять копию.

я для себя приняла, хотя бы потому, что по номерам легче ориентироваться и когда посылаешь, и когда отвечаешь... пришел не пришел

Это возможно подходит для маленькой организации, но для организации с большим объемом документов....

У нас регистрация вх. и исх прописана в инструкции по делопроизводству...
Порядок регистрации входящих документов.
Входящие документы регистрируются секретарем-делопроизводителем в журнале регистрации входящих документов. Регистрации подлежат все документы, полученные по факсу или по почте заказным письмом. Документы полученные, только для сведения и не требующие ответа и исполнения (рекламные письма, поздравительные письма и телеграммы, печатные издания) не регистрируются. На полученном документе проставляется штамп и присваивается входящий номер. После чего с документа (если это письмо) снимается копия, оригинал остается на хранение в секретариате, второй экземпляр передается лицу, указанному в адресате, если письмо адресовано генеральному директору, то копия данного документа передается секретарю-референту генерального директора. Обработка и передача документов исполнителям должны осуществляться в день поступления документов или в первый рабочий день в случае их поступления в выходные дни. (Схема движения входящих документов)
Подшиваются соответственно только письма. (Хранить копии всех документов нет смысла, и вообще, при наших объемах это просто невозможно). Что где хранится отдельно прописано здесь вставлять не буду.
Т. к. все сотрудники компании знают, что у нас все записывается (копии снимаем только с писем, остальное напрямую передаем исполнителю), если кто-то начинает что то разыскивать, то мы смотрим в нашу чудо-книжечку и докладываем, мол не было этого не было.... они начинают тогда уже "вставлять" отправляющей стороне. Если же было, то смотрим опять же в той же чудо-книжечке, кому передали... таким образом, потеря факсов исключена, и при этом никакой необходимости снятия копии с каждой бумажечки



А то, что касается отправки факсов прописаны определенные правила, на внутреннем сайте компании.

Исходящие документы регистрируются только письма, которые остаются на хранение в секретариате. А во избежание недоразумений у нас есть четко прописанные правила, которые висят на внутреннем сайте компании.


3. 2. Если Вам нужно отправить факс.

При передаче в секретариат документация должна быть помечена цветным стикером (маркером), в зависимости от срочности отправки:
- красный немедленно;
- желтый в течение 3-х часов;
- синий в течение рабочего дня.
После подтверждения секретаря об отправке корреспонденции необходимо забрать отправленный документ.
Ответственность за отправление несут сотрудник, отправляющий корреспонденцию, и секретарь, осуществляющий отправку.
Кстати правила по отправке факса Lele4ka придумала, задолго до моего прихода в эту компанию.

И то, что касается отправляемых факсов, опять же если это не письма, то смысла в их регистрации нет, т. к. в самом факсимальном аппарате есть функция "журнал отправленных сообщений" Если какое-то время вас не было на рабочем месте, то приходишь, распечатываешь и смотришь, куда там и кто ковырялся....


Примерно так

Молодцы!!! Даже сказать нечего :))) я б наверно не додумалась..
Но на заметку приму :)))

Вот мне тут знакомая заявила, что работать секретарем - СКУЧНО..

Я вот думаю, сразу расстрелять или пощадить???

работу считает скучной тот кто сам по жизни скучен..))))) в любой работе можно найти свою изюминку и сделать ее интересной.. все только от человека зависит..

к нам ее на недельку
гы... у нас не заскучаешь.... иногда (не побоюсь этого слова) в туалет сходить некогда

Смотря какая специфика самой работы. И какая загруженность.
Я за всю свою деятельность была и офис-менеджером, и личным помощником и секретарем телефонной группы.
На первых двух, действительно, в туалет некогда было отойти.
А на третьей из колеи постоянно выбивала монотонность работы. Звонок принял - переключил; звонок принял - переключил; звонок принял - переключил; звонок принял - переключил; звонок принял - переключил...

До настоящего рабочего места я как всегда проходила много раз собеседование. Самое интересное было предпоследнее.. "Работы много, график с 9 до 18, приезжать надо к 8-30, а уезжать как директор скажет. На командировки постоянно с ним, причем в командировках за ним ухаживать надо, не только за документами, но и одеждой, например, а также временем его загуливания в ресторанах и т. п. Еще постоянные устные переводы при встречах с зарубежными коллегами.... Зарплата 15000.."

Вы скажите, я мож чего в этой жизни не понимаю?..

такую зарплату предложили за эту работу? Они чего, гастарбайтеров хотят нанять на нее за такие деньги?)))

и это все за такие деньги!!!!!))))) интересно он серьезно расчитывает что кто-то согласится?!

Это Москва!! Наверно согласяться, кому и такая зарплата подойдет...

Русским вообще скоро не место в России будет.. Как же выжить-то с такими зарплатами? Наши деньги уже давно в другие страны текут, а там все скоро шейхами станут на наши 15000..

С открытием домика!!! Очень рада! Стоило мне только отлучится на неделю, а тут такое уже происходит!!! Приятненько!!!:)
Для все сразу представлюсь, меня зовут Саша:) Надеюсь что все мы быстро подружимся и так сказать заживем мирно и счастливо под одной крышей! Всем примет! Всех ЛЮ!:)))))

Привет, Саша!
Спасибо большое :) Рада тебя видеть!!!
Есть задумки встретиться через некоторое время. Я думаю, мы и в Питере встречу обязательно организуем..

Много ли рядовых секретарей занимаются еще и кадрами??? В объявлениях часто вижу...

а что значит... кадрами?

Вопрос оформление отпусков, табели, все заявления- это всё моё для 20 сотрудников+4 начальника

Все зависит от количества работающих на предприятии. Если их мало, то секретарь выполняет кадровую работу. Я в детском саду занималась всем. Зато на новое предприятие пришла работать кадровиком, потому что работу-то уже знала. Мне кажется, чисто кадровик, получает зарплату больше, чем секретарь. Между прочим - очень хорошая работа - кадровик.

не просто хорошая работа, она очень сложная.. У нас все по закону (удивительно, да?) так наша девочка зашивается, одни фонды и военный учет чего стоят!!!

Секретари тоже люди, поэтому ходят иногда в отпуск.. Вот вы кого за себя оставляете? Ведь как правило, в небольшой фирме секретарь один! У руководителя референт тоже один...

Я спокойно в отпуске не отдохнула, достали по телефону.. Распределила обязанности как могла среди юриста, маркетолога и даже логиста... В общем в следующий отпуск уже страшно уходить :(((

В нашем агентстве недвижимости к компьютеру и базе данных должен иметь доступ и подход менеджер. Вот и замена. Очень грамотная девушка.

... в отпуске замещает... юнош)

более одного секретаря

договоренность кто кого подменяет. Ща я сижу за себя и за помощницу старшего вице-президента, к счастью, он тоже в отпуске

раньше когда секретаря было всего два, ходили в отпуск по очереди, иногда даже зав. архива сажали на подмене))))). потом, когда секретарей стало много (я уже руководителем секретариата была), стала формировать временный резерв, чтобы было кем заменять на период отпусков.. временные девушки таким образом и стажировку проходили и в итоге, в случае когда постоянный сектерать уходила в декрет или в другое подразделение, у меня было из кого выбрать замену..

распределить можно.. А вот референт, я думаю, незаменим в своем роде, т. к. руководитель привыкает к человеку.. Мне когда подписывали отпуск, сказали: "Опять посторонние ходить будут".. Что бы это значило???

заменяет менеджер клиентского отдела. Но из отпуска возвращаться страшно - опять 2 недели разбираться с накопившимися делами придется)))

До того как я устроилась на работу, у нас был заключен договор с Комусом на поставку канцтоваров.. Но вот что-то кажется мне дороговато!!! Да?
Может посоветуете что-нибудь? Объемы где-то на 25-30 тыс. в месяц...

в Глобал Трейдинге заказывали, примерно те же объемы...

Привет!!! Правильно потому что вы работаете с корпоративным отделом!!! И цены там розничные!!! Надоть обращаться к оптовикам! Например ко мне))))) Цены намного ниже будуть!!! Если интересно пиши в ссс я прайсик кину посмориш!))))

Я сейчас работаю с Легаси и периодически со Жмотом

Новый секретарь две недели учила название своей компании, чтобы
отлетало от зубов.
Наконец, наступил первый день работы, первый звонок клиента...
С торжествующим видом, очаровательной скороговоркой, она произносит:
- Красноволгодонскбизнесконсалти- нгкоммюникешнз, деньдый добр!

Знаете анекдоты про секретарей??? Рассказывайте :)))

месть секретаря провинившемуся руководителю - помыть его чашку в унитазе

попробуйте рассказать об этом так этак как бы между прочим на корпоративе, директор как правило бледнеет... а ты так мило добавляешь...
- Ну, это же анекдот

гениально:))) На корпоративе - самое оно!!!!

такое не поймет :(((

Сейчас Вы секретарь - что для Вас верх карьеры?
Если Вы уже наверху карьеры - в какой Вы должности?

начинала секретарем, сейчас работаю начальником отдела.. надеюсь что это не предел..)))))

вопрос довольно щепетильный, т. к. в наше время особо статусы по половому признаку не разделишь, и женщин много, которые многого добились. Так вот, когда я пришла на собеседование на мое настроящее место работы, мне сообщили, что руководитель женщина, чего я очень испугалась. Видя богатых дамочек во времена моей лесной работы, я сделала вывод, что с руководителями женщинами очень тяжело, потому что женщины очень эмоциональны и подвержены переносить личные переживания на работу. Но, чем черт не шутит, на работу я все равно согласилась, хотя ранее моими руководителями были исключительно мужчины. Теперь я знаю точно, что умная и уважаемая женщина руководитель может управлять даже холдингом причем без особых проблем! Лучшего руководителя в своей жизни я еще не встречала! Хотя до сих пор считаю, что мужчинам данная должность куда более к лицу, потому что они чаще принимают правильные решения, независимо от внутренних проблем, являются более рациональными и справедливыми! Вот так! А для вас кто же лучше в качестве руководителя, мужчина или женщина?

Не важно, кто руководитель, мужчина или женщина. Важно, чтобы это был "целый" руководитель... а не "пол руководителя"...;)

Всю жизнь у меня руководители женщины. Сейчас вот третья. Вот уж точно, что не дай бог у них что-то не то с настроением и какие-то проблемы - лучше молчать и ходить на цыпочках. А сейчас девушка, пока, нормальная. Во всяком случае, не такая боязливая, как первые 2. Да и в семейной жизни, видимо, все складывается удачно. Так что работаем в удовольствие. С мужчинами не работала, поэтому ничего сказать не могу.

в основном в бытность секретарем работала исключительно с мужчинами, но по работе частенько приходилось сталкиваться и с женщинами.. могу сказать только что минус женщины руководителя - это излишняя эмоциональность.. перемены в настроении очень сильно сказываются на стиле поведения.. у мужчин в этом плане проще..

был опыт работы и с мужчинами и с женщинами, в целом разнице особой нет, у женщин излишняя эмоциональность, у мужчин тож недостатков хватает, особенно если ни с той ноги встал..
И в том и другом случае бывает приходится ходить на цыпочках и ждать пока перебесятся. Так что подход был найден и к тем и тем.

Но если бы мне предложили выбрать из двух равноценных руководителей....
Лично я бы выбрала мужчину, хотя женщины-рукводители с которыми мне доводилось работать были УМНИЦЫ.
Просто мне как-то с мужчинами по работе общаться легче, возможно потому что большой опыт так сказать в "мужских" компаниях...

Просьба в этой теме оставлять информацию о себе или ссылку на вакансию, если вы можете предложить работу в области секретариата.
P. S. Чтобы ссылка была активна, храните информацию о вакансии. doc в прицепе...

Нужен менеджер-продажник. Питер. Денег мало, - работы много. :)

Не шутка.

Автосалон. Зеленоград. Основные обязанности референта, часть - офис-менеджера.. Зарплата пока 20000 (это моск. область)... Нужен очень ответственный человек!!!

Дорогие жильцы и гости!
Ещё раз всех поздравляю с открытием Домика, предлагаю познакомиться и узнать друг о друге поподробнее...

Начну с себя (от скромности не умру):
Меня зовут Наталья. Опыт офисной работы с 2002 года. Сейчас в должности помощника руководителя дилерского автоцентра.

P. S. Знакомство - дело сугубо личное, ни в коем случае не принудительное...

Какими автомобилями торгуешь...???
А то сейчас в нищей России приличную автомобилю без очереди не купить...
Мож згодиться знакомство...;)

к счастью я не торгую :)))
Renault, Opel, Chevrolet
(не многие могут эти автомобили приличными назвать, к сожалению.. но с очередью помочь в принципе смогу)

давно, но с перерывами. Последнее место работы агентство недвижимости, 4 года

Лена, работаю в банке ВТБ на Пролетарке. НАчинала больше 10 лет с секретаря судебного заседания. На последнем месте работы занимала должность руководителя секретариата.... Пришлось уйти и сейчас вновь просто помощник руководителя.
Да, разведена, двое деток:))

опыта выше крыши))))) начинала практически сразу послеш окончания школы... последнее место работы - начальник секретарата.. сейчас правда направление сменила..

Но проработала в детском саду секретарем 10 лет после техникума. Если б не позарилась на большую зарплату, то работала бы до сих пор. А новое предприятие загнулось через 3 года. Теперь я в этом же садике только сторожем.

Пасиб... не ХААААЧУ.... таку автомобилю....(((

милое и забавное созданье!!!:))))
Правдо вредное, но это мне не мешает жить!!!!:)
Тока что так сказать, акончила уцнивер.. сейчас отдыхаю перед определением и поиском своей дальнейшей трудовой стязи. Занимаюсь репетиторстывои, работала учителем.. А в целом просто обезбашенный человек!!!!

Какое оно? Рабочее место секретаря?
У каждого из нас есть какие-то необходимые вещи, без которых ну никуда!!!
Например, у меня это держатель для бумаг, причем исключительно на струбцине. Не могу перепечатать, когда документ не на уровне глаз...

Кстати, в библиотеке список вещей первой необходимости, без которых, как я думаю, не всегда можно справиться секретарю..

Не...
Там не все указано... ;)

Слушаю Ваше мнение...

даже не надейся...
Токо потом как нибудь... ;)

все ответят на 100% ДА

Хотя я думаю, из мужчины тоже неплохой референт получится... Да? Как считаете?

у нас в банке есть помощники - мальчишки, честно говоря - смешновато, когда у тётки референт мальчик, когда у мужчины - то нормально.
ЗЫ. Какое-то ханжеское восприятие, но зато честно:))

я не вижу органичений по половым признакам))))) все дело от желания работодателя зависит.. но мужчину в возрасте я на этом месте все-таки не представляю)))))

Что, имхо, держать в уме много разных дел, уметь быстро переключаться между ними - это, мягко говоря, не самая сильная сторона мужчин...

Обычно...

Мужики обычно склонны сосредотачиваться на чем-то одном - одной мысли, идее... И обычно, это новая свежая мысль - а постоянно поддерживать ее "в рабочем состоянии" (например, каждый день напоминать кому-то что-то, или дергать партнера каждую неделю) мужчины обычно не в состоянии...

Поэтому... если даже оставить за кадром привлекательность и притягательность женщин, красивая, умная женщина - это тоже своеобразная гордость для директора, компании, опять таки, женщина своей энергетикой лучше снимет усталость, напряжение (я не имею в виду то, что вы подумали! :)...

То все равно у женщин обычно есть преимущества в этой должности перед мужиками, имхо.

Правда... если сам руководитель - женщина.. тогда может быть, у мужчин появляются несколько плюсов :))

с Филиппом, думаю, что мужчина хорош как советник, а роль секретаря должна выполнять все же женщина.

но, например ассистент директора, особенно в коммерческой сфере. Я думаю, все зависит от требований к должности

Кто-нибудь знает об это программе? Или все Outlook пользуются?

И не надо изобретать велосипед.....))

слышу, Аутлук и ЛОтус - юзаю каждый день.

Outlook - более удобного ничего не видела..

попробуйте в поисковике картинок (самом известном) набрать слово "секретарь"
Исключите картинки птицы-секретаря и получите реальное видение профессии :(((((

Нееее... ну а че??? Хто как видит, такая для того и реальная видимость профессии...;))

Нравятся мне девушки... ентой суровой и... любимой мною профессии;)

"Секретари всех стран соединяйтесь" !!!
Воплотив сей лозунг в жизнь, мы получили бы список самых красивых девушек мира...;)

Ой... подхалим я... ))))

ведь известно, что мужские фантазии часто связаны с женщинами в какой-либо форме (милицейской, летной, гувернантки, медсестры и т. п.) Ведь деловой костюм тоже в какой-то степени офисная форма, отсюда и существующее видение данной профессии. Вы знаете, был у меня знакомый, когда узнал, что я стюардесса, попросил, чтоб я на свидание пришла в форме, наверно это что-то да значит? Я правда так и не пришла и вообще его больше не видела, но помню эту просьбу до сих пор!

Прям знаток мужских фантазий...)))

в очередной раз затарила холодильник, на случай неожиданного приезда руководства в выходные... что за правило такое? Чтоб всегда пожрать было.. Причем это же не супчик с картошечкой, а как правило конфетки, орешки, фрукты и печенье. И вот весь день ведь готовы этим питаться и кофе кофе кофе. А самое плохое, что потом спрашивают, куда столько денег из кассы и на что тратится? может есть какой-то способ бороться с этим? сама ведь виновата, разбаловала :( хотела как лучше...

работ кормила гостей шефа (5 мужиков приходили) бутербродами, причем просили с икрой!!! Вот я им весь день намазывала - будто низя пойти в ресторан и там пожрать и потрещать....

приготовить фуршет или обеспечить конференцию - это понятно. Но вот, каждый день это надоедает, только и трачу наличные на груши и бананы. Так еще высказать могут, что не успела купить!

так мои тут отчудили: столовая офисная, да и кафе на первом этаже, они попросили стол накрыть в конференц-зале на третьем. Так вот ваша подданная с подносиками носилась между этажей :) А что ж делать?

тяжка наша доля.

Ведь всем известное и ясное понятие. Но тем не менее все чаще наблюдаю как весь офис одет в джинсы и "кофточки", имею в виду женскую половину. А если еще и секретаря вижу с хвостиком на голове, так вообще кричать хочется от возмущения. Ну неужели это лицо компании? Девушки, я считаю это неправильным... А как же деловой стиль? Костюм? Каблук? Укладка? Мужчины, ну согласитесь же со мной! P. S. Посмотрите на картинку Домика, ведь это красиво!

признаться честно, позволяю себе и хвостик и трикотажные кофточки и туфли без каблука - строгий дресс-код только в дни официальных встреч.... А то тяжко очень его соблюдать.... особенно когда все вокруг ходят в чем попало (и это крупнейший банк)

бывает опаздываю на работу, не успеваю, например погладить костюм, одеваю джинсы, но обязательно рубашку и естественно каблук. Высокая обувь вообще из любой одежды сделает деловую, но вот за прической стараюсь следить всегда, в крайнем случае распущу, но хвостик не могу позволить...

Как сексуальна может быть женщина в строгом деловом костюме... Ведь главное... что... в глазах... в походке... Какая аура вокруг нее...;)) А вы говорите "кофточки-блузочки"...;)))))

на рабочем месте... несколько неуместна, особенно если шеф - мужчина. Обойдемся кофе, а то проблем потом.....

довольно холодный офис и зимой мы ходим в теплых брюках и свитерах. Директор однажды намекнула на костюм и блузку, но когда сама так пришла одета, замерзла и заболела, перестала от меня требовать костюмов. А, если честно, то три года я работаю с замечательным директором. Всем такого желаю.

Олег, ну то, что от души идет это понятно. Все-таки есть общепринятые понятия, конечно дело каждого следовать им или нет, но я считаю, что секретарь, тем более молодая женщина, должна выглядеть на 200% строго и по-деловому! я после работы тоже одеваю джинсы и майку, балетки, сажусь в машину и встречаюсь с друзьями в баре или просто на природе.. Для повседневной одежды это действительно очень удобно!

Нет ничего неприятнее, незаметнее, обезличеннее... и т. д., чем безполая девушка...
А за строгой одеждой ничего не спрячешь... если оно есть;)))

бесполая девушка, интересное сочетание!

Если это глубокий бэк, то какая разница, в чем сидят работники, лишь бы работали... А если это фронт, то да, должен быть корпоративный стиль в одежде.... Но и приплачивать фронту нужно за внешний вид, а то хотят костюмов и белых блузок, а они всяко разно дороже джинсов стоят... :) Как и укладка против хвостика...

я против стогих правил в одежде.. устаешь от этого сильно..
но есть определенные правила для секретарей: нельзя носить прозрачную или сильно обтягивающую одежду, декольте и мини-юбки, джинсы (за исключением выходных дней).. от своих подчиненных никогда не требовала носить строго деловую одежду, но она всегда должна быть опрятной, отглаженной, носить каблуки или нет - дело сугубо личное, но обувь должна быть чистой, строгой (без разноцветных бантиков, пряшек и ремешков)и желательно однотонной.. ну про чистые воосы, аккуратную прическу (пусть даже хвостик), хороший макияж и маникюр на руках я уже вообще молчу..

одела сегодня "кофточку" с открытым плечом.. все равно вся мокрая ходила.. ужас!!! 32 градуса жары :(((((

Просьба в этой теме оставлять информацию о себе или ссылку на резюме, если вы ищите работу в области секретариата.
P. S. Чтобы ссылка была активна, храните резюме. doc в прицепе...

Тук-тук-тук??? Открыто???

Я поздравляю всех с открытием Домика!
Открыто для всех! Добро пожаловать!!!

Вопрос: кто в офисе вашем моет чашки после клиентского кофепития???

Ответ: догадайся с одного раза :)))))

Седни я помою... так... по приколу...;)
Хоть разочек;)))

Луна... - мой поклон Одессе;)

Гип-гип ура!!! Мои поздравления открытому домику, всем тем кто ждал и хозяйке в частности!!!

Спасибо, Онико!
Надеюсь не раз порадуешь своими откровениями :)))

Привет передала!!!